Внедрение системы управления проектами Microsoft Project в ORICA
«Орика-Казахстан» является крупнейшим предприятием химической промышленности в Казахстане. Предприятие входит в состав Австралийского концерна "ORICA", также являющегося мировым лидером по производству промышленных взрывчатых веществ и других химикатов. Orica — австралийская транснациональная корпорация, крупнейший в мире производитель взрывчатых веществ с операционной деятельностью более чем в 50 странах.
Ситуация
В 2015 году компания «Орика-Казахстан» озаботилась вопросом контроля своей деятельности посредством системы управления проектами в связи с ростом числа проектов для решения своих внутренних задач:
- Быстро оценить возможность запуска новых проектов, исходя из состояния портфеля проектов.
- Повысить контроль и исключить задержки с донесением информации до всех участников проекта.
- Снизить затраты времени на выполняемое вручную планирование проекта, составление графиков и управление работами
- С легкостью контролировать реализацию большого количества проектов.
- Не выходить за рамки бюджета, с лёгкостью управлять изменениями, выполнять всё точно в срок и снизить вероятность ошибок.
Решение
«Орика-Казахстан» приняла решение внедрять систему управления проектами на платформе Microsoft Project, производительность и масштабируемость которой отвечала всем требованиям предприятия. Необходимо было создать единое информационное пространство для осуществления всей проектной деятельности предприятия, объединяющее всех участников проекта. Внедренное решение должно было обеспечивать взаимодействие команды проекта в режиме реального времени, где каждый член команды сможет решать вопросы по мере их поступления. Также, использование проектной документации должно было позволять всем сотрудникам предприятия своевременно редактировать, обновлять статусы отчётов и создавать представления, которые обеспечивали бы необходимый уровень эффективных коммуникаций и наглядность. Благодаря функциям по своевременному выявлению рисков проекта, формированию прогнозов и контролю бюджетов предприятие, проектная команда сможет не выходить за рамки бюджета, с лёгкостью управлять изменениями, выполнять всё точно в срок и снизить вероятность ошибок. Что касалось отчётности, система управления проектами должна была обеспечивать возможность создания гибких форматов отчётов и получения быстрого доступа к необходимым данным, чтобы завершать задачи точно в срок.
Результаты проекта
Внедрение Microsoft Project Server в качестве централизованной информационной системы для контроля сроков выполнения проектных работ и сбора данных о фактических трудозатратах, позволило руководству получить единую точку доступа к актуальной информации о состоянии дел по выполняемым работам, а также обеспечило информационное взаимодействия сотрудников в процессе проектной деятельности. Кроме этого, руководство «Орика-Казахстан» отметило очевидные преимущества:
- снижение ресурсных рисков из-за перегрузки или недогрузки;
- повышение информированности о состоянии всех проектов предприятия и загрузке ресурсов, с возможностью просмотра в режиме реального времени;
- повышение рентабельности проектов за счёт более строгого контроля сроков выполнения работ и использования ресурсов;
- повышение эффективности принятия управленческих решений за счёт применения средств анализа портфеля проектов и централизации хранения проектной информации.