Conteq настроила систему управления проектами Microsoft Project Online, разработала модуль управления задачами и отчетностью по трудозатратам исполнителей и интеграцию с Project Online в инжиниринговой компании. Выполненный проект по настройке и интеграции позволил автоматизировать процессы проектного управления и повысить прозрачность контроля ресурсов заказчика.

В компании управление проектами осуществлялось на решении Microsoft Project Professional. Проекты велись с использованием локального приложения Microsoft Project и не были задействованы все преимущества Microsoft Project Online для организации совместной работы над проектами.   

Также в организации использовался разработанный собственными силами на базе 1С модуль для учёта трудозатрат исполнителей по задачам проектов, с целью расчётов себестоимости проектов. При этом модуль работал как отдельное приложение и никак не был связан с Microsoft Project, что влекло необходимость вести учёт фактических трудозатрат в двух системах. Для отчётности использовалась Excel-таблица, в которой консолидируется информация о плановых и фактических затратах, получаемых из 1С.

Руководство компании столкнулось с тем, что ни в одной из перечисленных выше систем нет формализованного автоматизированного процесса согласования трудозатрат по работам. Также необходимо было наладить процесс планирования и согласования (распределения) общих ресурсов между задачами разных проектов.    

Для решения данной проблемы была выбрана компания Conteq в качестве разработчика, занимающегося созданием нестандартных решений в части управления проектами и автоматизации бизнес-процессов.

Перед Conteq была поставлена задача сформировать решение, которое позволит: собирать, планировать и учитывать трудовые и ресурсные затраты, формировать аналитические отчёты по финансовым показателям проектов для принятия верных управленческих решений.

На первом этапе реализации проекта были выполнены стандартные настройки Microsoft Project Online. Специалисты создали ролевую модель с разграничением прав доступа по ролям в проектах, заполнили пул корпоративных ресурсов и профили сотрудников. Также разработчики заполнили производственный календарь, подключили почтовые уведомления и создали детализацию проектов по типам, настроили шаблоны графика проекта. На основе сформированной базы данных в Microsoft Project был интегрирован комплект аналитических отчётов Microsoft Power BI под нужды компании. Дополнительно дизайнеры Conteq оформили интерфейс системы управления проектами в соответствии с брендбуком компании.

На втором этапе был разработан модуль на базе SharePoint Online для пользователей с ролью «Исполнитель», где проектировщики получали задачи на исполнение с информацией о плановых трудозатратах по задачам, могли их декомпозировать, и отчитываться о статусе выполнения и фактически затраченных часах на выполнение задач. Была реализована настройка интеграции Microsoft Project с модулем для обмена данными: задачи из Microsoft Project, назначенные исполнителям, транслировались в Личный Кабинет каждого исполнителя в модуле управления задачами, а обратно в Project Online передавалась информация о статусе выполнения задач и согласованных фактических трудозатратах. Согласование с руководителем отдела фактических трудозатрат выполнялось в рамках разработанного модуля.  Это позволило предоставить проектировщикам простой и удобный интерфейс для работы с задачами проектов, без необходимости взаимодействия непосредственно с интерфейсом Microsoft Project.  

Дополнительно была реализована интеграция с учетной системой 1С, с целью передачи в 1С данных о фактически произведенных трудозатратах по задачам проекта, с привязкой к проекту и видам работ, учитываемых в 1С для расчетов себестоимости.  

Таким образом, для разных ролей участников процессов проектного управления были созданы соответствующие интерфейсы:

• Главный Инженер Проекта и руководители отделов работали с план-графиками в Microsoft Project Online
  
• Исполнители использовали модуль управления задачами и табелями на базе SharePoint Online
  
• Экономисты и финансисты видели всю необходимую информацию в учетной системе 1С
  
• Топ-менеджмент использовал аналитические отчёты на базе Power BI для оценки статусов проектов, план-фактного анализа БДР проектов, контроля сроков и ключевых вех, принятия решений по проектам и портфелю на основе данных.
  

«В результате проекта была сформирована единая система управления проектами и ресурсами. Выполнение работ по настройке Microsoft позволило компании наладить процесс учёта плановых и фактических показателей затрат, сформировать бюджет доходов и расходов, а также бюджет движения денежных средств проектов и портфеля проектов. Благодаря реализованной интеграции с модулем Управления задачами и учёта времени была решена задача по учету и согласованию фактических трудозатрат и минимизации ручного труда и ошибок в учёте за счет автоматизированного обмена данными» - Алексей Семидетнов, генеральный директор Conteq.