Команда Conteq успешно завершила проект по внедрению корпоративной системы документооборота в крупной судостроительной компании. Разработанное ИТ-решение позволило предприятию значительно сократить сроки и в несколько раз уменьшить затраты на рассмотрение и согласование документов внутри организации, упорядочить большой объём поступающих документов, а также повысить прозрачность в процессах управления.

При организации работы с документами предприятие испытывало различные трудности: плохо контролируемый поток бумажных и электронных данных, сложности в получении актуальной информации о состоянии работ, а также случаи утери официальных документов и увеличение длительности процессов согласования. В связи с этим руководством со стороны заказчика было принято решение внедрить единую систему электронного документооборота в целях повышения эффективности работы компании.

В качестве партнёра по внедрению была выбрана компания Conteq, являющаяся разработчиком корпоративной системы управления документами DocSpace и занимающаяся внедрением решений для автоматизации различных бизнес-процессов.

Для реализации проекта команда Conteq предложила к внедрению СЭД DocSpace на базе Microsoft SharePoint. Решение позволяет автоматизировать все базовые задачи по управлению документами: работа с поручениями (постановка и исполнение задач, контроль исполнения, прием и анализ результатов); работа со входящими и исходящими документами и формирование аналитической отчётности.

В результате проекта по внедрению системы DocSpace была автоматизирована работа с входящей, исходящей корреспонденцией и организационно-распорядительной документацией.  Появилась возможность отображения результатов и сроков согласования договоров в протоколах согласования. Теперь руководство компании осуществляет мониторинг и контроль исполнительской дисциплины в процессах согласований с помощью удобных отчётов. Также был создан электронный архив финансовых документов и договоров, позволяющий структурировать все существующие документы и обеспечить быстрый доступ к ним. Это стало удобным инструментом для поиска документов и переноса неактуальных данных в архивную область СЭД.

«Внедрение веб-ориентированной системы электронного документооборота DocSpace позволило одной из крупнейших судостроительных компаний добиться поставленных целей в рекордные сроки – уже через 1,5 месяца сотрудники получили полностью работающую СЭД/ECM – систему, настроенную под индивидуальные требования компании» - Алексей Семидетнов, генеральный директор компании Conteq.