DocSpace Online – это информационная система, полностью интегрированная в облачную среду Microsoft 365, предназначенная для создания no-code решений в области автоматизации бизнес-процессов, управления задачами и организации коллективной работы.
С помощью DocSpace Online организация стандартизирует и автоматизирует бизнес-процессы, быстро вносит в них изменения, чтобы соответствовать актуальным потребностям, минимизируют затраты на автоматизацию и последующее сопровождение, повышает скорость возврата инвестиций в облачные сервисы Microsoft.
Преимущества
Типовые сценарии
Согласование договоров
Решение для управления внутренними и внешними электронными документами на всех этапах жизненного цикла.
Задачи и поручения
Решение для контроля управления задачами и поручениями, которое позволяет ускорить процесс принятия решений в компании.
Заявки на оплату
Решение для автоматизации рутинных процессов: формирования и контроля заявок в ИТ-службу, заявок на канцелярию, курьера и пр.
Электронный Архив
Решение для организации централизованного, безопасного, удобного хранения и поиска документов с соблюдением всех норм учёта.
Архитектура решения
Возможности
Ведение нормативно-справочной информации (НСИ)
- управление содержимым справочников НСИ,
- ведение связанных справочников НСИ,
- просмотр и поиск содержимого справочников НСИ,
- контроль дублирования НСИ,
- управление правами на добавление/изменение справочной информации,
- возможность реализовать процесс заявок на добавление/изменение НСИ,
- возможность реализовать синхронизацию справочников НСИ.
Управление объектами автоматизации (документы, заявки, закупки и пр.)
- создание объекта с заполнением учетной (регистрационной) карточки,
- проверка на дублирование при создании объекта,
- описание объекта набором реквизитов (карточка объекта),
- заполнение реквизитов из подключенных справочников,
- создание нового объекта на основе существующего (копирование),
- автоматическое формирование регистрационного номера по шаблону,
- проверка на дублирование при создании объекта,
- поддержка связанных полей, заполнение реквизитов из подключенных справочников,
- управление вложениями (функции описаны в соответствующем разделе),
- история изменений реквизитов объекта,
- формирование печатных форм с данными из карточки,
- поддержка иерархических объектов,
- контроль заполнения обязательных полей в зависимости от состояния жизненного цикла объекта,
- установка направленных связей между объектами
Управление вложениями
- автоматическое формирование структуры вложений (папки),
- назначение прав доступа для структуры вложений, созданной автоматически,
- создание вложений по настроенному шаблону (Word, Excel, PowerPoint),
- автоматическое заполнение документов (Word, Excel) значениями реквизитов карточки,
- совместная работа с документами,
- история изменений вложений (версии документов).
Бизнес-процессы
- создание типовых маршрутов бизнес-процессов с указанием регламента исполнения задач в
- рабочих днях,
- свободная и динамическая маршрутизация (определение следующего шага маршрута
- динамически),
- привязка маршрутов к типам объектов,
- ведение бизнес-календаря (календарь нерабочих дней),
- сопоставление заданных плановых сроков с бизнес-календарем,
- контроль вложения обязательных файлов при исполнении задачи,
- переназначение и делегирование задач другим пользователям,
- контроль сроков исполнения задач,
- переписка по задачам с возможностью отметки пользователя,
- уведомление пользователя о получении нового комментария в задаче (функции описаны в соответствующем разделе),
- чек лист исполнения задач,
- трассировка (история исполнения) маршрутов.
Работа с задачами и поручениями
- возможность выдачи задач и поручений как свободных, так и по любому объекту,
- переназначение и делегирование задач,
- возможность ввода множества задач по одному объекту,
- контроль исполнения задач и поручений,
- переписка по задачам с возможностью отметки пользователя,
- чек лист исполнения задач.
Работа со списками и представлениями
- создание рабочих областей с расширенной настройкой доступных списков и представлений в
- зависимости от роли пользователя,
- отображение списка объектов и вложений в виде представления с ограниченным доступом к
- реквизитам объекта и действиям с ним,
- динамическое отображение количества объектов,
- возможность группировки, сортировки и фильтрации объектов в представлении,
- возможность выгружать данные из представления в Excel.
Уведомления
- единый центр уведомлений пользователя о событиях в системе,
- индикатор появления новых уведомлений,
- ссылки из уведомлений на объекты,
- возможность подписаться на уведомления по объекту.
Аналитика и отчетность
- отчеты об исполнительской дисциплине,
- отчеты по бизнес-процессам и выполнении задач,
- формирование отчетов без программирования в Power BI,
- выгрузка данных в DWH.
Администрирование
- управление правами доступа,
- управление жизненным циклом объектов,
- управление ролями,
- управление иерархией объектов,
- управление структурой вложений,
- удаление объектов и вложений,
- восстановление удаленных объектов и вложений.
Обеспечение безопасности
- поддержка различных способов аутентификации,
- назначение прав пользователям,
- назначение прав группам пользователей,
- поддержка пользовательских ролей,
- разграничение прав доступа к объектам,
- разграничение прав доступа к реквизитам объектов,
- разграничение прав доступа к вложениям,
- разграничение прав доступа к операциям,
- выдача прав на время исполнения задачи,
- протоколирование действий пользователя,
- резервное копирование данных с OneDrive.
Стоимость предложения
Быстрый старт Docspace online
внедрение за 1 месяц - 2 000 000₸
- Развёртывание системы.
- Подключение до 10 пользователей.
- Настройка карточек и реквизитов для входящих/ исходящих/ внутренних документов (Договоры/Заявки на оплату/Входящие/Исходящие/ и др.)
- Настройка прав доступа для 10 пользователей (с помощью рабочих групп).
- Настройка 4 конфигураций обработки бизнес-процессов.
- Экспресс обучение работе пользователей.
CRM-форма появится здесь